Tietosuojaseloste verkkopalvelun henkilötietojen käsittelyssä

Yhteyshenkilö

Hallintosihteeri Virpi Peurakoski
Osoite: Kirkkotanhuantie 1, PL 2 33471 Ylöjärvi
Puhelinnumero: 044 7868 122
Sähköposti: virpi.peurakoski@evl.fi

Tietosuojavastaava

Mika Akkanen
Osoite: Näsilinnankatu 26, 33100 Tampere
Puhelinnumero: 050 441 1567
Sähköposti: tietosuojavastaava.tampere@evl.fi

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Tietosuojaseloste Ylöjärven seurakunnan verkkopalvelun henkilötietojen käsittelystä. Käsittelemme rekisterissä toimintaamme osallistuvien ja näiden huoltajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla. Seurakunnan järjestämän toiminnan hallinnointi, sekä
palveluiden laskutus. Oikeusperusteena ovat oikeutettu etu, toimintaan osallistuminen, henkilön itsensä antama suostumus henkilökohtaisten tietojensa käsittelyyn. (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6.1.f)

Tietoja käytetään, jotta sinun on mahdollista osallistua toimintaan, käyttää seurakunnan palveluita, tai ottaa yhteyttä digitaalisesti. Palautelomakkeella voi antaa palautetta myös ilman omien tietojen antamista. Palautelomakkeen täyttäneiden henkilötietoja käytetään vain yhteydenottoon vastaamiseen.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Ylöjärven seurakunnan toimintaan on mahdollista ilmoittautua verkkopalvelussa, jolloin kerätään ilmoittautuneiden henkilötietoja. Lisäksi yhteydenottopyynnön (kastetoimituksen varaaminen ja palautelomake) jättäneiden henkilötietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen.

Seurakunnan toiminnan henkilörekisterit

• toimintaan ilmoittautuneiden ja osallistuneiden luettelot: asiakkaan nimitiedot ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• laskutustiedot (leirit, retket)
• tarvittaessa ruoka-aika allergiat ja terveystiedot.

Ilmoittautuneiden tietojen käsittelyn järjestelmän (Vitec Katrina) tietosuojaseloste.

Tietolähteet

Tiedot saadaan toimintaan osallistujalta hänen suostumuksellaan. Ilmoittautumislomakkeita on myös Ylöjärven seurakunnan asiakuudenhoitorekisterissä Katriinassa.

Tietojen luovutukset

Tietoja käyttävät seurakunnan kyseistä tekevät työntekijät ja laskutukseen liittyen taloustoimiston henkilökunta siinä laajuudessa, kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tiedot luovutetaan pyydettäessä asiakkaalle.

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilön lupaa ja perusteluita.

Seurakunta voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja Kirkon tilastointijärjestelmään (ei sisällä henkilötietoja).

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tiedot ovat salassa pidettäviä, Tietosuojalaki (2018/1050) 35§.

Tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa viranomaisille lakiperusteisesti. Tapaturman, tai onnettomuuden sattuessa tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon henkilöstölle ja vakuutusyhtiölle. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen edustajansa nimenomaisella suostumuksella, tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lainsäännöksen perusteella.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot. Pyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa, tai vastaavasti varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti.

Tarkistusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle, tai hoidolle, taikka jonkun muun oikeuksille.

Rekisterin suojauksen perusteet

On määritelty, ketkä ovat oikeutettuja käyttämään tietoja. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille siinä laajuudessa, kuin kunkin työtehtävät sen edellyttävät. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Seurakunnassa käsitellään henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti.

Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin (SSL-salaus).

Tietojen varmuuskopioinnista vastaa

Tampereen IT-aluekeskus ja osaltaan seurakunnan työntekijät.

Henkilötietojen säilytysaika

Toimintaan osallistuvien tiedot säilytetään toimintakauden ajan, tai niin kauan kuin henkilö on toiminnassa mukana.

Leirien, retkien ja tapahtumien henkilötietoja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti kaksi vuotta. Onnettomuuden, tapaturman ja/tai läheltä piti -tilanteen henkilötietoja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuoden ajan raportin tekemisestä. Laskutuksen tarvitsemia tietoja säilytetään kirjanpidon vaatima aika.

Rekisteröidyn oikeudet

• oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• oikeus oikaista mahdolliset virheelliset henkilötiedot ja tarvittaessa täydentää puuteelliset henkilötiedot
• oikeus vaatia vanhentuneiden tietojen poistamista
• oikeus peruuttaa suostumus, johon henkilötietojen käsittely on perustunut
• oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen silloin kun käsittely perustuu suostumukseen,
  sopimukseen ja käsittely on automatisoitua
• oikeus saada ilmoitus tietoturvaloukkauksista
• oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity
  katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita Kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja
• oikeus on henkilöllä itsellään, tai hänen huoltajallaan
• Ylöjärven seurakunnassa ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä henkilöitä profiloida henkilötietojen
  perusteella
• rekisteröityjen oikeuksissa avustaa tietosuojavastaava.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinnumero: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tarkistettu saavutettavuuden osalta 23.4.2026